Penyiangan Koleksi (Weeding)

Pada Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2024 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi disebutkan:

3.7 Cacah Ulang dan Penyiangan Koleksi Perpustakaan

• Perpustakaan melakukan Cacah Ulang paling sedikit 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) tahun untuk mengevaluasi ketersediaan koleksi.
• Perpustakaan melakukan Penyiangan Koleksi Perpustakaan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) tahun untuk menjaga keterpakaian, kemutakhiran dan relevansi koleksi sesuai dengan kebijakan Pengembangan Koleksi.

Pengertian

Penyiangan koleksi perpustakaan atau dikenal juga dengan istilah weeding adalah kegiatan mengeluarkan materi perpustakaan (buku, jurnal, media cetak, atau digital) yang sudah tidak dipakai, tidak relevan, atau rusak dari jajaran koleksi aktif perpustakaan.

Tujuan utama penyiangan antara lain:

1. Menjaga kualitas dan relevansi koleksi agar selalu mutakhir (up-to-date) dan sesuai kebutuhan pengguna.
2. Menghemat ruang simpan (shelf space) yang terbatas untuk koleksi baru.
3. Meningkatkan efisiensi pengelolaan koleksi dan memudahkan pengguna dalam menemukan informasi yang akurat.
4. Menyelamatkan nilai fisik dokumen (dengan memisahkan yang rusak atau melakukan alih media).
5. Menghilangkan stereotip bahwa perpustakaan menyimpan koleksi yang usang.

Penyiangan merupakan bagian integral dari kegiatan Pengembangan Koleksi (Collection Development). Prinsip yang mendasarinya adalah bahwa koleksi yang berkualitas lebih penting daripada kuantitas.

Kriteria Penyiangan

Kriteria penyiangan koleksi adalah pedoman utama yang digunakan pustakawan untuk menentukan apakah sebuah koleksi (bahan pustaka) layak untuk dikeluarkan dari rak aktif atau tidak.

Berikut adalah kriteria penyiangan yang umum digunakan, sering diringkas dalam akronim "MUSTIE" atau kriteria lainnya:

1. Kriteria Berdasarkan Isi (Relevansi dan Akurasi)

Kriteria ini berkaitan dengan nilai informasional dari bahan pustaka:

• Misleading (Menyesatkan/Salah):

Koleksi yang mengandung informasi yang salah atau menyesatkan (misalnya, data statistik lama yang sudah sangat berubah, teori yang sudah terbantahkan).

• Superseded (Usang/Tergantikan):

Koleksi yang isinya sudah usang (out-of-date) karena adanya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi (misalnya, buku tentang teknologi komputer tahun 1990-an).

Sudah tersedia edisi terbaru yang lebih lengkap atau akurat, sehingga edisi lama dapat disiangi.

• Irrelevant (Tidak Relevan):

Subjek atau topik yang sudah tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna, visi, misi, atau kurikulum/program studi lembaga (terutama di perpustakaan khusus atau akademik).

• Trivial (Remeh/Tidak Subtansial):

Isinya terlalu umum atau remeh, tidak memberikan nilai referensi yang signifikan bagi pengguna utama perpustakaan.

2. Kriteria Berdasarkan Kondisi Fisik

• Ugly (Jelek/Rusak):

Kondisi fisik koleksi rusak berat (sobek parah, berjamur, kotor, kertas rapuh) dan tidak mungkin diperbaiki atau dijilid ulang.

Koleksi yang isinya tidak lengkap (halaman hilang, sampul lepas) dan tidak dapat diganti.

3. Kriteria Berdasarkan Pemanfaatan (Sirkulasi)

• Tingkat Sirkulasi Rendah:

Koleksi yang tidak pernah dipinjam atau dilayankan (low circulation) selama periode waktu tertentu (misalnya, 3 atau 5 tahun terakhir). Periode ini ditentukan dalam kebijakan perpustakaan.

• Jumlah Eksemplar Berlebihan (Excessive Duplicates):

Koleksi yang memiliki terlalu banyak eksemplar daripada kebutuhan riil pengguna, sementara ruang rak terbatas.

4. Kriteria Lainnya

• Kendala Ruang:

Keputusan penyiangan dilakukan karena keterbatasan ruang di rak, sehingga perlu memberikan tempat bagi koleksi baru yang lebih relevan.

• Bahan Pustaka yang Hilang:

Buku yang dinyatakan hilang, baik saat dipinjam dan tidak dikembalikan (setelah proses denda/penggantian selesai) maupun hilang dari rak.

• Buku Larangan:

Bahan pustaka yang dilarang peredarannya oleh negara atau pemerintah.

Dengan menerapkan kriteria-kriteria di atas secara konsisten, perpustakaan dapat memastikan bahwa koleksi yang tersedia di rak benar-benar segar, akurat, dan bermanfaat bagi penggunanya.

Prosedur

Prosedur penyiangan harus dilakukan secara berkala dan terencana, bukan hanya saat rak sudah penuh. Umumnya, prosedur melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Menentukan Kebijakan dan Kriteria Penyiangan: Perpustakaan harus memiliki kebijakan tertulis, termasuk kriteria koleksi yang akan disiangi (misalnya: tidak disirkulasi selama 3-5 tahun terakhir, kondisi fisik rusak berat, usia terbit yang sudah usang, atau jumlah eksemplar berlebihan).
2. Identifikasi dan Seleksi Koleksi: Pustakawan (dibantu spesialis subjek, jika ada) menarik koleksi dari rak berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
3. Inventarisasi/Pendataan: Membuat daftar koleksi hasil penyiangan (weeding list), mencakup detail identitas buku (judul, pengarang, nomor panggil, kondisi).
4. Penghapusan Data Katalog: Menghapus data koleksi yang akan dikeluarkan dari sistem otomasi perpustakaan (OPAC) dan mencabut kartu katalog (jika masih menggunakan sistem manual). Status koleksi diubah menjadi "dihapuskan" atau "di-hibah-kan/dimusnahkan."
5. Pengelolaan Koleksi yang Dihapus: Menentukan nasib koleksi yang telah disiangi. Pilihan yang umum:
   1. Hibah/Donasi: Diberikan kepada perpustakaan lain, taman baca masyarakat (TBM), atau institusi yang membutuhkan.
   2. Alih Media: Untuk koleksi berharga atau langka yang rusak, dilakukan digitalisasi sebelum dimusnahkan.
   3. Tukar-menukar (Exchange).
   4. Pemusnahan: Jika koleksi sudah sangat rusak, tidak bernilai historis, atau isinya menyesatkan.
6. Pelaporan: Membuat laporan akhir kegiatan penyiangan kepada pimpinan.

Hambatan

Meskipun penyiangan (weeding) adalah kegiatan penting untuk menjaga kualitas koleksi, pelaksanaannya seringkali menghadapi berbagai hambatan.

Berikut adalah beberapa hambatan-hambatan utama yang sering dihadapi oleh pustakawan saat melakukan penyiangan koleksi:

1. Hambatan Psikologis dan Emosional

Rasa Kepemilikan (Psychological Barriers): 

Pustakawan, terutama yang terlibat dalam pengadaan koleksi, seringkali memiliki rasa bangga atau keengganan untuk membuang bahan pustaka, bahkan jika koleksi tersebut sudah tidak terpakai atau rusak. Ada anggapan bahwa buku harus disimpan, bukan dibuang.

Ketakutan Koleksi Dibutuhkan Suatu Saat: 

Adanya keraguan bahwa koleksi yang disiangi mungkin saja tiba-tiba dibutuhkan oleh pengguna di masa depan, meskipun saat ini tidak ada sirkulasi.

2. Hambatan Administratif dan Kebijakan

Tidak Adanya Kebijakan Tertulis:

Banyak perpustakaan, terutama yang lebih kecil, tidak memiliki kebijakan penyiangan yang jelas dan tertulis. Hal ini menyebabkan kegiatan penyiangan menjadi tidak teratur, tidak prosedural, dan tergantung pada inisiatif perorangan.

Prosedur Penghapusan yang Rumit: 

Proses penghapusan aset atau inventaris (terutama di instansi pemerintah atau perguruan tinggi) seringkali melibatkan birokrasi yang panjang dan persetujuan dari banyak pihak (pimpinan, bagian keuangan/aset).

Kurangnya Kerjasama Staf Akademik:

Di perpustakaan akademik, penentuan relevansi dan keusangan informasi seringkali memerlukan konsultasi dengan dosen atau spesialis subjek. Jika kerjasama ini kurang, pustakawan kesulitan mengambil keputusan.

3. Hambatan Sumber Daya

Keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM): 

Kegiatan penyiangan bersifat intensif dan memakan waktu. Kurangnya staf yang ditugaskan secara khusus atau minimnya pelatihan pustakawan dalam penyiangan dapat menghambat pelaksanaan.

Kurangnya Dana dan Ruang Pengganti: 

Seringkali penyiangan dilakukan untuk memberi ruang koleksi baru, tetapi tidak didukung oleh alokasi dana yang cukup untuk pengadaan koleksi pengganti yang mutakhir.

Masalah Pengelolaan Koleksi Hasil Weeding: 

Setelah koleksi disiangi, perpustakaan harus menentukan nasibnya (hibah, musnahkan, alih media). Tidak adanya gudang penyimpanan yang layak atau kesulitan mencari pihak penerima hibah juga menjadi hambatan.

4. Hambatan Teknis

Data Pemanfaatan Tidak Akurat: 

Kesulitan dalam mengidentifikasi tingkat sirkulasi yang valid, terutama jika sistem otomasi perpustakaan belum sepenuhnya terintegrasi atau data peminjaman/pengembalian tidak tercatat secara historis.

Keraguan dalam Menentukan Kriteria: 

Pustakawan mungkin ragu menentukan batas pasti koleksi yang dianggap "rusak parah," "usang," atau "terlalu lama tidak dipinjam."

Penanggulangan hambatan-hambatan ini biasanya dimulai dengan membuat dan mengesahkan kebijakan penyiangan yang jelas dan terstruktur oleh pimpinan lembaga.